Factureert u aan zakelijke klanten in de EU? Dan is het valideren van hun btw-nummer geen formaliteit, maar een wettelijke verplichting met financiële consequenties. Met de VIES-checker bouwt u die validatie direct in Salesforce in.
Wat is VIES?
VIES (VAT Information Exchange System) verbindt de btw-registers van de EU-lidstaten en maakt realtime validatie mogelijk. Het controleert rechtstreeks bij de nationale belastingdiensten, en levert daarbij de actuele officiële bedrijfsnaam en vestigingsplaats.
Waarom het verplicht is
Nederlandse bedrijven moeten controleren of het btw-nummer van een EU-klant geldig en actief is om het 0%-tarief te mogen toepassen. Bovendien geldt een zorgplicht: u moet kunnen aantonen dát u hebt gevalideerd en daarvan bewijs bewaren voor controles door de Belastingdienst.
De kosten van een fout
Een onjuist of verlopen btw-nummer kan leiden tot een naheffing van 21% btw met terugwerkende kracht, plus rente en mogelijk boetes. Een kleine controle voorkomt dus een groot financieel risico.
Waarom in Salesforce, en niet op de VIES-website
De losse VIES-website werkt, maar dwingt u te schakelen tussen browsertabbladen, wat het salesproces onderbreekt. Door VIES in Salesforce te integreren, vervalt dat handwerk en zit validatie ingebed in uw dagelijkse proces. De voordelen:
- Automatisch invullen van bedrijfsgegevens op basis van het btw-nummer, wat typefouten voorkomt;
- Duplicaatpreventie doordat het systeem signaleert als hetzelfde btw-nummer meermaals wordt ingevoerd;
- Audit trail doordat validatiedatums en uitkomsten automatisch worden vastgelegd voor compliance.
Impact op finance
Het resultaat: minder creditnota’s, minder discussies met klanten en direct inzicht in uw debiteuren. Resolve IT helpt u VIES praktisch te koppelen aan uw financiële systemen en procesautomatisering. Ontdek Datasolver.