Een contract is klaar in Salesforce, maar voor de handtekening verlaat het document het systeem. Het wordt geëxporteerd, in een aparte e-signing tool gezet, en na ondertekening handmatig teruggezet op het juiste record. Of niet, en dan zoekt iemand een maand later in zijn mailbox. Digitaal ondertekenen vanuit Salesforce haalt die tussenstappen weg: het document vertrekt vanaf het record en komt er getekend weer op terug.

Waarom een losse e-signing tool wrijving geeft

Een aparte tool voor handtekeningen is op zich geen probleem. Het probleem zit in de overdracht tussen twee systemen:

  • Dubbele administratie. Ondertekenaars, e-mailadressen en documentnamen worden opnieuw ingevoerd, terwijl ze al in Salesforce staan.
  • Geen status op het record. Wie de opportunity opent, ziet niet of het contract al verstuurd, half getekend of afgerond is.
  • Archivering hangt van mensen af. Het getekende document moet iemand terugzetten. Gebeurt dat niet, dan is het contract niet aantoonbaar waar het hoort.
  • Extra licenties. Een externe signing-dienst vraagt vaak eigen gebruikers en een eigen abonnement.

Hoe ondertekenen binnen Salesforce werkt

SignFlow is volledig native in Salesforce gebouwd. Het is geen koppeling met een externe e-signing dienst: uw documenten en het ondertekenproces blijven binnen uw eigen Salesforce-omgeving. Een wizard leidt de gebruiker in vier stappen door het proces:

  1. Document configureren. Laat AI een document opstellen op basis van uw omschrijving, upload een bestaande PDF, of kies een bestand dat al in de Files van het record staat. Uw eigen partij wordt automatisch ingevuld vanaf de recordpagina.
  2. Ondertekenaars toevoegen. Per partij voegt u ondertekenaars en observers toe, met e-mail, functie en een volgnummer.
  3. Handtekeningvelden plaatsen. Klik op de PDF om handtekening-, initialen- en datumvelden te plaatsen, gekoppeld aan de juiste ondertekenaar.
  4. Controleren en versturen. Kies een e-mailtemplate en verstuur. Elke ondertekenaar krijgt een beveiligde, persoonlijke link.

De component werkt op elke recordpagina, zoals Opportunity, Account, Contact of een custom object, en ook op de Home- en App-pagina’s.

Wat uw ondertekenaars merken

Ondertekenaars hebben geen Salesforce-account nodig. Ze ontvangen per e-mail een beveiligde, tijdelijk geldige link naar een eigen ondertekenpagina en tekenen in de browser, op elk apparaat, zonder in te loggen.

Bij meerdere ondertekenaars bepaalt u de volgorde. Partij 1 tekent altijd eerst; ondertekenaars met hetzelfde volgnummer tekenen gelijktijdig. Observers kijken mee en ontvangen een kopie zodra alles getekend is, zonder zelf te hoeven tekenen.

De uitnodigingsmail stelt u zelf op met gewone Salesforce Email Templates. Elke template in de map “Document Signing Templates” verschijnt automatisch in de keuzelijst, dus uw team past toon en inhoud aan zonder configuratiewijziging.

Na de laatste handtekening

Zodra alle partijen getekend hebben, wordt de definitieve PDF automatisch gegenereerd en aan het Salesforce-record gekoppeld. Observers krijgen een notificatie. Niemand hoeft iets handmatig te archiveren, en wie het record later opent, vindt het getekende contract precies daar waar de deal staat.

Loopt het proces na de handtekening door naar facturatie, lees dan ook hoe u facturen verstuurt vanuit Salesforce.

Waar u op let bij de invoering

  • Bepaal op welke objecten u de component plaatst: alleen op de opportunity, of ook op accounts en custom objects.
  • Leg per documenttype vast wie tekent en in welke volgorde.
  • Zet de uitnodigingsmails klaar in de juiste templatemap voordat gebruikers beginnen.
  • Begin met één documentstroom, bijvoorbeeld uw standaardcontract, en breid uit zodra die goed loopt.

Wilt u SignFlow zien werken in uw eigen Salesforce-omgeving? Neem contact op voor een persoonlijke demo.