Wie contacten en agenda-items nog met Lightning Sync tussen Microsoft 365 en Salesforce uitwisselt, heeft een deadline gemist. Salesforce adviseerde om de migratie van Lightning Sync naar Einstein Activity Capture vóór augustus 2026 af te ronden, precies om te voorkomen dat de synchronisatie zonder waarschuwing stilvalt. Die maand is voorbij. Dat is geen ramp, maar het maakt de migratie wel een inhaalslag met een harde datum erachter.

Twee data die u uit elkaar moet houden

Er lopen hier twee klokken, van twee verschillende leveranciers.

  • Microsoft. Exchange Web Services (EWS) wordt in Exchange Online uitgefaseerd. Microsoft zet EWS vanaf oktober 2026 stapsgewijs uit voor alle organisaties en heeft de volledige uitschakeling op april 2027 staan. Het gaat uitsluitend om Microsoft 365 en Exchange Online; aan EWS in Exchange Server on-premises verandert niets.
  • Salesforce. Lightning Sync zelf gaat met pensioen in april 2027.

De datum die u bindt is bijna altijd de eerste. Een Lightning Sync-configuratie die op EWS authenticeert, synchroniseert niet meer zodra EWS in uw tenant uit gaat, en dat kan dus al vanaf oktober 2026 gebeuren. Wachten tot april 2027 omdat Lightning Sync dan pas verdwijnt, betekent in de praktijk maanden stille uitval.

Zo controleert u of dit u raakt

Drie controles, in deze volgorde:

  1. Kijk of u Lightning Sync nog gebruikt. Ga in Setup naar de Lightning Sync-configuratie en bekijk welke configuraties actief zijn en hoeveel gebruikers eraan hangen. Bestaat er een configuratie zonder gebruikers, dan is dit het moment om hem op te ruimen in plaats van te migreren.
  2. Bepaal de verbindingsmethode. Loopt de verbinding via Exchange Web Services, dan valt u onder de Microsoft-datum. Loopt hij via Microsoft Graph of via Google, dan raakt de EWS-uitfasering u niet, maar valt u nog steeds onder de retirement van Lightning Sync in april 2027.
  3. Controleer het aan de Microsoft-kant. In het Microsoft 365-beheercentrum staan EWS Usage Reports die laten zien welk verkeer er nog via EWS loopt. Dat is de plek waar u ziet of er behalve Salesforce nog andere applicaties op EWS leunen, want die hebben hetzelfde probleem.

De migratie is twee stappen, in die volgorde

Salesforce beschrijft het als één traject, maar het zijn er twee en de volgorde is niet vrij.

Eerst migreert u van Lightning Sync naar Einstein Activity Capture. Daarvoor bestaat de Lightning Sync-migratietool: u kent gebruikers de rechten voor Einstein Activity Capture toe en zet daarna Lightning Sync uit. Pas als dat rond is, werkt u de authenticatie bij van EWS naar Microsoft Graph. Andersom beginnen levert alleen extra werk op.

Einstein Activity Capture is niet simpelweg dezelfde functie onder een nieuwe naam. Naast contacten en agenda-items synchroniseert het ook e-mail, geeft het meer controle over wat er met die data gebeurt en is het de basis waarop de AI- en agentfuncties van Salesforce aansluiten. Dat betekent ook dat u de keuzes rond dataopslag en zichtbaarheid opnieuw maakt. Neem daarom de overwegingenpagina van Salesforce door voordat u de tool aanzet, en niet erna.

Doe het als project, niet als vinkje

Deze migratie raakt de agenda’s en mailboxen van uw hele salesteam. Dat maakt hem niet technisch zwaar, maar wel gevoelig: valt de sync een week stil, dan merkt iedereen het en niemand meldt het. Plan hem daarom met een testgroep, een controlemoment en een duidelijke datum waarop Lightning Sync uit gaat.

Weet u niet zeker welke koppelingen in uw org nog op EWS leunen, of wilt u de migratie liever laten begeleiden? Onze consultancy loopt uw org langs en legt vast wat er moet gebeuren en in welke volgorde. Bent u toch met integraties bezig, kijk dan ook naar Salesforce API en maatwerkintegraties.

Neem contact met ons op als u dit voor de Microsoft-datum geregeld wilt hebben.