Energiebedrijven factureren veel klanten, elke periode opnieuw, tegen tarieven die per contract verschillen. Zodra die facturatie deels met de hand gaat, groeit het werk mee met het aantal contracten. Dit artikel beschrijft hoe u terugkerende facturatie voor energiecontracten in Salesforce inricht, zodat facturen ontstaan uit het contract zelf en niet uit een spreadsheet ernaast.
Begin bij het contract als bron
Terugkerende facturatie werkt alleen betrouwbaar als het contract de enige bron is. Looptijd, tarief, factuurinterval en verlengmoment staan dan op één plek, en de factuur volgt daaruit. Wijzigt een tarief of verlengt een contract, dan hoeft niemand een tweede systeem bij te werken.
Het Billing Platform werkt zo: abonnementen worden verkocht vanuit een opportunity en geactiveerd zodra de deal op closed-won staat. Vanaf dat moment ontstaan de facturen automatisch, zonder dat iemand ze opnieuw hoeft in te voeren.
Intervallen en prijswijzigingen
Niet elk contract wordt per maand gefactureerd. Het Billing Platform ondersteunt maandelijkse, kwartaal- en jaarintervallen, met automatische facturatie per interval. Bij een up- of downgrade past de prijs dynamisch aan. Voor facturatie op basis van contractvoorwaarden en voor abonnementsbeheer heeft u minimaal het Flow-plan nodig.
Let op de afbakening: het Billing Platform factureert contracten per periode. Heeft u verbruiksafhankelijke facturen op basis van meterstanden, bespreek dan vooraf hoe die gegevens in Salesforce terechtkomen. Dat is vaak een kwestie van een koppeling met uw meet- of backofficesysteem, en daar maken we graag een eerlijke inschatting van.
Van factuur naar betaling
Een factuur die verstuurd is, is nog niet betaald. Een goede inrichting regelt daarom ook wat daarna gebeurt:
- Betalingsherinneringen gaan automatisch uit op de momenten die u instelt, met een overzicht van openstaande bedragen naast de kredietlimiet.
- Automatische incasso loopt via de Payment Collection App, die Salesforce met Stripe verbindt. Die optie zit in het Pro-plan.
- Dashboards tonen uw Monthly Recurring Revenue en de abonnementen waarvoor nog geen betaalmethode is vastgelegd.
Dat laatste is bij grote volumes belangrijker dan het lijkt. Een contract zonder geldige betaalmethode blijft anders onopgemerkt tot de eerste herinnering.
Een boekhouding die meebeweegt
Facturen in Salesforce moeten uiteindelijk in uw financiële administratie komen. Het Billing Platform koppelt met onder andere Exact Online, Unit4 Multivers, Business Central en QuickBooks Online. Volledige ERP-integratie valt onder het Pro-plan. Verloopt uw omzet over meerdere perioden, dan helpt ook de uitgestelde omzet in Pro: facturen worden met start- en einddatum aan de juiste maand toegerekend.
Zo pakt u het aan
- Leg per contractvorm vast welke velden de factuur bepalen: tarief, interval, looptijd, verlengmoment.
- Bepaal welke gegevens niet in Salesforce ontstaan, zoals meterstanden, en hoe die binnenkomen.
- Stel herinneringen en incassomomenten in voordat u live gaat.
- Start met één contractvorm en breid uit zodra de uitkomst klopt.
Meer over wat Salesforce voor uw sector kan doen, leest u op de pagina Energie & Utilities.
Wilt u weten hoe dit past bij uw contracten en volumes? Neem vrijblijvend contact op en we bekijken samen uw facturatieproces.