Wie Salesforce en Business Central koppelt, denkt vaak in één knop: aan of uit. In de praktijk is een goede Salesforce Business Central synchronisatie een reeks kleine keuzes, per object. Klanten gedragen zich anders dan facturen, en een grootboekschema anders dan een verkooporder. Dit artikel loopt de keuzes door die u bij de inrichting van Influx for Business Central voor elk object maakt.

Welke objecten u kunt koppelen

De connector wisselt onder meer deze objecten uit tussen beide systemen:

  • Klanten, contactpersonen en crediteuren
  • Artikelen en artikelcategorieën
  • Dimensies
  • Verkooporders, verkoopfacturen en inkoopfacturen
  • Het grootboekschema

U hoeft niet alles tegelijk te koppelen. Begin met wat nu het meeste dubbel werk oplevert, meestal klanten en artikelen, en breid daarna uit.

Keuze 1: de richting

Per object bepaalt u of data één kant op gaat of twee kanten op. Tweerichtingsverkeer klinkt aantrekkelijk, maar werkt alleen goed als u vooraf afspreekt welk systeem leidend is. Bewerken sales en finance dezelfde klant op hetzelfde moment, dan moet duidelijk zijn welke wijziging wint.

Een gangbare verdeling: klant- en contactgegevens beheert sales in Salesforce, facturen en het grootboekschema komen uit Business Central. Kies eenrichtingsverkeer waar het kan. Elke extra richting brengt conflictregels mee die u later moet beheren.

Keuze 2: realtime of gepland

U kiest per object of data direct of volgens een schema wordt gesynchroniseerd. Een paar vuistregels:

  • Realtime voor data waar een collega op wacht, zoals een nieuwe klant die direct een order moet kunnen krijgen.
  • Gepland voor data die zelden verandert of in bulk verwerkt kan worden, zoals het grootboekschema of artikelcategorieën.

Zo houdt u grip op de belasting van beide systemen en op de momenten waarop data wordt bijgewerkt. Meer over die afweging leest u in hoe vaak data gesynchroniseerd wordt.

Keuze 3: dimensies meenemen

Gebruikt u in Business Central dimensies, zoals kostenplaats of project, dan kunt u die in de synchronisatie opnemen. Analytische indelingen zijn dan ook in Salesforce beschikbaar, zodat sales en finance dezelfde rapportagetaal spreken. Beslis vooraf welke dimensies u echt nodig heeft in Salesforce, om het datamodel niet onnodig zwaar te maken.

Foutafhandeling: leg het vast voordat het misgaat

Elke synchronisatie wordt gelogd, en bij een fout krijgt u een duidelijke melding. Dat maakt troubleshooten eenvoudig, maar alleen als iemand de meldingen ook ziet. Spreek daarom af wie het logboek bekijkt en wat die persoon doet bij een mislukte synchronisatie: corrigeren in het bronsysteem, of de koppeling aanpassen.

Praktisch starten

De koppeling stelt u in via een visuele drag-and-drop mapping, zonder programmeerwerk. Beide systemen autoriseert u via OAuth. Doorgaans bent u binnen 24 uur live. U heeft een actief Salesforce-account, een actieve Business Central-omgeving en API-toegang tot beide systemen nodig. Influx for Business Central kost 85 euro per maand per administratie.

Hulp bij de inrichting

Twijfelt u over de richting, het moment of de dimensies in uw situatie? Neem contact op, dan lopen we uw inrichting samen door.