Sales werkt in Salesforce, de boekhouding in QuickBooks. Zolang die twee niet met elkaar praten, typt iemand klanten, producten en facturen twee keer in, en ziet sales pas op verzoek of een factuur betaald is. Een Salesforce QuickBooks koppeling lost dat op. Maar voordat u kiest, wilt u weten wat zo’n connector precies doet en vooral wat niet. Daar gaat dit artikel over.
Eerst de belangrijkste vraag: Online of Desktop?
QuickBooks bestaat in twee smaken, en die verschillen technisch meer dan de naam doet vermoeden. Influx for QuickBooks is gebouwd voor QuickBooks Online en verbindt via de officiële QuickBooks Online API.
QuickBooks Desktop werkt niet via die API. Intuit behandelt Online en Desktop als twee aparte producten met elk een eigen ontwikkelomgeving: Desktop-koppelingen lopen via een SDK en de Web Connector, een Windows-programma dat naast de lokale installatie draait. Een connector voor QuickBooks Online kan daarom niet zomaar met een Desktop-administratie overweg.
Werkt u met QuickBooks Desktop of een andere variant, neem dan eerst contact met ons op. Dan kijken we samen wat in uw situatie mogelijk is, in plaats van dat u daar halverwege de inrichting achter komt.
Wat de connector wel doet
Met QuickBooks Online als basis wisselt de connector een brede set objecten uit tussen beide systemen:
- Klanten en leveranciers
- Producten en diensten
- Offertes (estimates) en facturen
- Betalingen en creditnota’s
- Inkoopfacturen (bills)
- Het rekeningschema
- Klassen en locaties
Per object bepaalt u de richting (een- of tweerichting) en het moment: realtime of volgens een schema. Klassen en locaties neemt u mee zodat analytische indelingen, zoals afdeling, project of vestiging, ook in Salesforce bruikbaar zijn.
De mapping stelt u in via een visuele drag-and-drop interface, zonder programmeerwerk. Beide systemen autoriseert u via OAuth, er worden geen wachtwoorden opgeslagen, en elke synchronisatie wordt gelogd met duidelijke foutmeldingen. Doorgaans bent u binnen 24 uur live.
Wat de connector niet doet
Een koppeling synchroniseert gegevens. Ze neemt geen beslissingen voor u en vervangt geen ander systeem. Concreet:
- Geen QuickBooks Desktop. Zie hierboven.
- Geen facturen opstellen. De connector zet facturen door tussen Salesforce en QuickBooks Online. Wilt u facturen automatisch vanuit Salesforce genereren, bijvoorbeeld voor abonnementen, dan combineert u de koppeling met de Billing Module.
- Geen afspraak over welk systeem leidend is. Die maakt u zelf, per gegevenssoort. Een gangbare verdeling: klant- en verkoopgegevens leidend in Salesforce, betaalstatussen en het rekeningschema leidend in QuickBooks. Zonder die afspraak overschrijven systemen elkaars data.
Waar u op let bij de inrichting
Begin klein. Veel organisaties starten met klanten, producten en facturen en breiden daarna uit naar betalingen en het rekeningschema. Kies eenrichtingsverkeer waar het kan en zet tweerichtingssynchronisatie alleen in waar beide teams het object echt bewerken. Elke extra richting brengt conflictregels mee die u moet beheren.
Bepaal daarnaast per object hoe vaak het bij moet zijn. Betalingen wilt u snel zien, een rekeningschema verandert zelden. Meer daarover leest u in hoe vaak data gesynchroniseerd wordt.
Om te starten heeft u een actief Salesforce-account, een actief QuickBooks Online-abonnement en API-toegang tot beide systemen nodig. Influx for QuickBooks kost 85 euro per maand.
Past de connector bij uw situatie?
Twijfelt u of uw QuickBooks-variant of uw manier van factureren past bij deze koppeling? Neem contact op, dan lopen we uw situatie samen door.