Bij dienstverlening zijn uw uren uw omzet. Toch worden ze op veel plekken nog aan het einde van de maand uit een urenstaat gekopieerd naar een factuur. Dat kost dagen, en elke overdracht is een kans op een gemiste of verkeerde regel. Wie uren facturatie wil koppelen, moet eerst bepalen wat er precies gekoppeld wordt.

Waar het in de praktijk misgaat

De problemen zijn bijna altijd dezelfde:

  • Uren worden laat of onvolledig geschreven, waardoor de factuur pas weken later uitgaat.
  • Het tarief staat in het projectsysteem, de afspraak in het contract en de factuur in het boekhoudpakket. Drie bronnen, drie versies.
  • Declarabel en niet-declarabel worden verschillend ingeschat door projectleider en finance.
  • Een correctie achteraf betekent opnieuw overtypen, of een creditnota die niemand kan herleiden tot het project.

Drie keuzes die u vooraf maakt

1. Wat is de bron van de uren? Kies één plek waar uren worden vastgelegd en laat alles daarvan afgeleid zijn. Liggen projecten en uren in Salesforce, dan hoeft er niets over de grens. Werkt uw team in een extern projectsysteem, dan wordt de koppeling zelf een onderdeel dat u moet beheren.

2. Hoe vertaalt een uur zich naar een factuurregel? Leg vast welk tarief geldt (per medewerker, per rol of per project), wat declarabel is en of u per maand, per mijlpaal of op basis van een vast bedrag factureert. Zonder die afspraken automatiseert u alleen uw bestaande discussies.

3. Wie mag achteraf corrigeren, en hoe? Een goedgekeurde urenstaat die toch nog wijzigt is geen uitzondering maar de regel. Zorg dat een correctie zichtbaar blijft op de factuur en niet leidt tot een tweede, losse administratie.

Van uren naar factuur in Salesforce

Het Billing Platform maakt facturen aan vanuit Salesforce, als PDF en in uw eigen huisstijl. Voor dienstverleners betekent dat dat facturen op basis van uren, een vast bedrag of contractvoorwaarden uit dezelfde omgeving komen als de projecten en de klantrelatie zelf. Hoe dat bij een bureau uitpakt, ziet u in de case van Follo Agency: daar zijn facturen op basis van declarabele consultancy-uren achteraf te corrigeren via factuursjablonen op maat, zonder dat de boekhouding opnieuw wordt opgebouwd.

De branchepagina Salesforce voor Professional Services beschrijft hoe sales, delivery, urenregistratie en facturatie in één proces samenkomen.

Daarna: door naar de boekhouding

Een factuur is pas klaar als hij in de administratie staat. Gebruikt u Exact Online, dan synchroniseert Influx for Exact Online klanten, facturen en betaalstatussen tussen Salesforce en uw boekhouding. Per object stelt u in welke gegevens in welke richting lopen. Zo houdt finance de boekhouding bij, en ziet sales in Salesforce direct welke facturen openstaan.

Begin met het proces, niet met de tool

De snelste winst zit zelden in extra functionaliteit. Hij zit in een heldere afspraak over bron, tarief en correctie, en in het wegnemen van het overtypen tussen de stappen. Wilt u weten hoe dat er voor uw organisatie uitziet? Neem contact met ons op, dan kijken we samen naar uw huidige route van uur naar factuur.